Häufige Fehler bei öffentlichen Ausschreibungen für Berufsbekleidung und konkrete Lösungsansätze von Image Wear
Eine Guideline für Beschaffungsverantwortliche der öffentlichen Hand
Projekte zur Beschaffung von Berufsbekleidung wie Uniformen, Workwear und persönlicher Schutzausrüstung (PSA) für die öffentliche Hand haben einen hohen Stellenwert und damit Sichtbarkeit, da sie imageprägend und oft sicherheitsrelevant sind. Fehler im Ausschreibungsprozess führen zu teuren Nachbesserungen, Verzögerungen bei der Auslieferung, unzufriedenen Mitarbeitenden, unpassenden Materialien oder sogar gefährlichen Sicherheitslücken. Somit stehen Verkehrsbetriebe, Baudirektionen oder Werkhöfe vor der Herausforderung, Ausschreibungen nicht nur vergaberechtskonform, sondern auch wirtschaftlich und praxistauglich zu gestalten.
Dieser Leitfaden zeigt die häufigsten Fehler und konkrete Massnahmen, wie sie vermieden werden – kompakt und übersichtlich.
- Fehler in der Bedarfsanalyse von Berufsbekleidung: Was wird oft übersehen?
Typische Fehler:
- Anforderungen an Funktion, Sicherheit und Normen unklar definiert
- Endnutzer (z. B. Fahrer, Werkhof, Leitungsdienst) werden nicht einbezogen
- Nice‑to‑have- und Must‑have-Kriterien vermischt
- Mengen und Grössen nur grob geschätzt
Mit klarer Bedarfsanalyse vermeiden Sie diese Fehler:
- Workshops mit Trägern durchführen
- Tragetests früh einplanen
- Anforderungen funktionsbasiert definieren
- Mengengerüste mithilfe historischer Verbrauchsdaten erstellen
- Fehler bei technischen Spezifikationen: Was ist entscheidend?
Typische Fehler:
- Zu allgemeine oder zu breit gefasst Anforderungen
- Marken oder Einzelprodukte als Vorgabe → vergaberechtskritisch
- Fehlende Angaben zu Normen (EN ISO 20471 etc.)
- Qualität nur oberflächlich beschrieben
So vermeiden mit einem klaren Leistungsverzeichnis:
- Messbare Kriterien definieren (Reissfestigkeit, Grammatur etc.)
- Normen klar aufführen
- Funktionsbeschreibungen nutzen statt Marken
- Langlebigkeit, Reparierbarkeit und Ersatzteilverfügbarkeit definieren
- Fehler bei Bewertung und Gewichtung: Wie bleibt das Verfahren fair und objektiv?
Typische Fehler:
- Preis wird zu hoch gewichtet
- Bewertungsmatrix fehlt oder ist zu subjektiv
- Mindestanforderungen nicht klar definiert
- Praktische Tests der Kleidung fehlen
So vermeiden mit transparenten und nachvollziehbaren Zuschlagskriterien:
- Transparente Bewertungsmatrix erstellen
- Total Cost of Ownership berücksichtigen
- Mindestanforderungen vorab definieren
- Praxistests als Bewertungsbestandteil integrieren
- Für Unternehmen und Partner realistische Timings setzen
- Fehler bei Mustern und Tragetests: Was führt später zu Problemen?
Typische Fehler:
- Muster sind nicht serienkonform
- Testgruppen sind zu klein
- Testzeitraum findet in der falschen Saison statt (z.B. Im Sommer für Winterjacken)
- Keine standardisierte Erfassung des Feedbacks
- Passform und Komfort werden unterschätzt
So vermeiden mit Tragetests:
- Seriengleichheit vertraglich festlegen
- Repräsentative Testgruppen einbeziehen
- Standardisierte Bewertungsbögen für Funktion, Ergonomie, Tragekomfort nutzen
- Transparente Vergleichbarkeit schaffen
- Administrative & rechtliche Fehler: Was ist vergaberechtskritisch?
Typische Fehler:
- BöB/VöB‑Regelungen nicht korrekt angewendet
- Dokumentationspflicht vernachlässigt
- Zuschlagskriterien unklar kommuniziert
- Lieferantenbewertung unvollständig
So vermeiden:
- Vergaberechtliche Vorgaben im Team schulen
- Alle Entscheidungsprozesse dokumentieren
- Bewertungs- und Zuschlagskriterien früh definieren
- Lieferantenstabilität und Produktionskapazitäten prüfen
- Fehler bei Budgetierung & Lebenszyklus: Wo entstehen versteckte Kosten?
Typische Fehler:
- Fokus auf Stückpreis statt Nutzungsdauer
- Nicht genügend Sets pro Mitarbeiter
- Keine Mehrjahresplanung für Ersatz und Nachbestellungen
- Logistikprozesse nicht eingerechnet (Timings und Kosten)
So vermeiden:
- Lebensdauerorientierte Kostenberechnung anwenden
- Mehrjahresrahmen planen
- Grössenmanagement, Retouren- und Reparaturprozesse einkalkulieren
- Fehler in der internen Kommunikation: Wo hakt es oft?
Typische Fehler:
- Mitarbeitende werden nicht einbezogen oder zu spät informiert
- Verantwortlichkeiten (Einkauf, Fachbereich, HR) unklar
- Einführung neuer PSA wird nicht kommuniziert und damit verbundene Prozesse und Timings nicht erklärt
So vermeiden:
- Kick-off-Meetings, Kommunikation und Feedbacktools aufsetzen
- Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner klar definieren
- Timings und Budgets kommunizieren
- Fehler bei Nachhaltigkeitsanforderungen: Was hilft wirklich?
Typische Fehler:
- Unverbindliche Formulierungen bzw. Anforderungen („muss nachhaltig sein“)
- Keine Überprüfung der Zertifikate
- Nachhaltigkeit nur als Marketingpunkt, nicht als Qualitätskriterium
So vermeiden:
- Klare Standards definieren (OEKO‑TEX, GRS, Bluesign)
- Nachweise einfordern und validieren
- Fokus auf langlebige, reparierbare Materialien
- Fehler beim Lieferantenmodell: Wie vermeidet man Engpässe?
Typische Fehler:
- Abhängigkeit von nur einem Hersteller
- Kein klarer Rahmenvertrag
- Unklare Nachbestell- oder Austauschprozesse
So vermeiden:
- Lieferanten nach Kapazität, Qualitätsstandards und Stabilität prüfen
- Mehrjahresrahmenverträge abschliessen
- SLAs definieren (Lieferzeit, Ersatz, Reparatur, Service)
Erfolgreiche Beschaffung von Berufsbekleidung braucht klare Standards und starke Partner
Eine strukturierte Bedarfsanalyse, präzise Spezifikationen, transparente Bewertung und die Einbindung der Nutzer machen öffentliche Ausschreibungen effizienter und sicherer. Mit klaren Qualitäts- und Nachhaltigkeitskriterien sowie einem zuverlässigen Lieferantenmodell lassen sich Fehlbeschaffungen und damit unnötige Zusatzkosten vermeiden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden deutlich steigern.